Mehr Objekte, gleiches Team.
Rechnungen, Wartungsprotokolle, Belege – die Dokumentenflut frisst den Tag. AlphaPrompt extrahiert, klassifiziert und prüft sie automatisch, direkt in Ihr Verwaltungssystem. Mehr Objekte pro Kopf, keine versäumte Frist.
Aus Abtippen wird Automatik.
Heute kostet jedes Objekt Tippen, Zuordnen und das Nachhalten von Fristen. AlphaPrompt übernimmt die Routine – Sie prüfen und steuern, statt zu erfassen.
Hunderte Rechnungen pro Monat von Hand prüfen, kontieren und dem Objekt zuordnen – fehleranfällig, in Excel und Papier.
Jede Rechnung automatisch klassifiziert, Kreditor und Objekt zugeordnet, Kostengruppe gesetzt. Sie prüfen, statt zu erfassen.
Wartungsverträge, Prüfprotokolle und gesetzliche Prüffristen verstreut in PDFs – Stichtage gehen unter, Haftung droht.
Protokolle ausgewertet, Mängel kategorisiert, jede Prüffrist mit Termin vorgelegt. Keine versäumte Prüfung.
Zahlen für den Eigentümer aus Belegen, Systemen und Excel mühsam zusammensuchen – jeden Monat neu.
Geprüfte Stammdaten und Belege fließen ins Verwaltungssystem. Die Reporting-Grundlage steht, ohne Nacharbeit.
So arbeitet Ihr Property Management mit AlphaPrompt.
Durchsatz, Genauigkeit, Fristen – Property Management lebt von sauber verarbeiteten Dokumenten. AlphaPrompt automatisiert die Routine: von der Rechnung über die technische Anlage bis zum Reporting.
Digitaler Posteingang
- Input
- Der gesamte Posteingang – Rechnungen, Belege und Dokumente in jedem Format und von jedem Absender.
- Ergebnis
- Jedes Dokument erkannt, klassifiziert und dem richtigen Objekt zugeordnet – Rechnungen direkt mit Kreditor, Objekt und Kostengruppe (DIN 276) geprüft ins Folgesystem. Kein manuelles Sortieren mehr.
Archive aufräumen
- Input
- Das gewachsene Archiv eines übernommenen Bestands – Jahre an Ordnern, Scans und Mails, unstrukturiert und in vielen Formaten.
- Ergebnis
- Aus dem Archiv-Chaos eine strukturierte, durchsuchbare Objektakte – jedes Dokument klassifiziert und dem richtigen Objekt zugeordnet, fehlende Unterlagen markiert.
Übergabe-Datenraum → belastbare Objektakte
- Input
- Der Objektdatenraum eines neu übernommenen Bestands – hunderte Verträge, Nachträge und Unterlagen, unstrukturiert und in vielen Formaten.
- Ergebnis
- Eine belastbare Objektakte ab Tag 1 der Verwaltung statt Wochen manueller Aufbereitung – Stammdaten und Rent-Roll direkt ins Verwaltungssystem, fehlende Unterlagen markiert.
Wartungs- & Prüfprotokolle auswerten
- Input
- Wartungs- und SV-Protokolle – jede Struktur, Sprache oder Handschrift.
- Ergebnis
- Inhalte und Mängel extrahiert und kategorisiert, importbereit fürs Folgesystem. Kein Protokoll bleibt liegen.
Prüf- & Wartungsfristen im Blick
- Input
- Wartungsverträge und Prüfprotokolle der technischen Anlagen.
- Ergebnis
- Eine sortierte Liste aller Prüf- und Wartungstermine – Aufzug, Brandschutz, Lüftung, Elektro – mit Tagen bis zum Stichtag. Keine versäumte Prüfung.
Mietverträge auslesen und Stammdaten sollstellungsreif importieren
- Input
- Die Mietverträge eines neu übernommenen Objekts samt Nachträgen.
- Ergebnis
- Mietstammdaten und Sollstellungen aus den Verträgen ausgelesen und sollstellungsreif aufbereitet – importbereit fürs Verwaltungssystem, Lücken markiert.
Stammdaten & Rent-Roll laufend pflegen
- Input
- Laufende Vertragsänderungen – Nachträge, Indexierungen und neue Mietverträge – gegen die bestehenden Stammdaten.
- Ergebnis
- Stammdaten und Rent-Roll laufend gegen die Verträge abgeglichen, Abweichungen markiert, Lücken sichtbar.
Belastbare Daten fürs Reporting
- Input
- Geprüfte Belege, Stammdaten und Protokolle.
- Ergebnis
- Eine saubere Datengrundlage fürs Eigentümer- und Asset-Management-Reporting – nachvollziehbar bis zum Beleg.
Ad-hoc-Fragen aus dem Bestand
- Input
- Eine Frage zum Objekt – vom Eigentümer, vom Mieter oder aus dem Team.
- Ergebnis
- Antwort in Minuten aus dem Objektkontext, jede Aussage mit Verweis aufs Quelldokument.
Die Dokumentenflut, im Griff.
So sieht automatisierte Belegverarbeitung im Arbeitsalltag aus – nicht als weiteres System, sondern als buchungsfertigen Datensatz.
Vom Beleg zum buchungsfertigen Datensatz.
Jede Rechnung erkannt, Kreditor und Objekt zugeordnet, Kostengruppe nach DIN 276 gesetzt – geprüft und importbereit fürs Verwaltungssystem.
Keine Prüfung, die durchrutscht.
Eine sortierte Liste aller Prüf- und Wartungstermine der technischen Anlagen – mit Tagen bis zum Stichtag, betroffener Anlage und Quelle.
Fragen Sie Ihren Bestand.
Natürlichsprachige Fragen zu Verträgen, Belegen und Protokollen – die Antwort kommt in Minuten, mit Verweis aufs Quelldokument.
Mehr Durchsatz, weniger Fehler.
Mehr Objekte bedeuten mehr Belege, Protokolle und Fristen. AlphaPrompt übernimmt das Wiederkehrende – damit Ihr Team Zeit für die Fälle gewinnt, die wirklich zählen.
Mehr Objekte pro Kopf
Rechnungs-, Beleg- und Protokollverarbeitung läuft automatisiert. Ihr Team betreut mehr Objekte, ohne neue Köpfe.
Weniger Fehler
Klassifikation und Zuordnung sind geprüft – keine Doppelzahlungen, keine falsche Kostengruppe.
Saubere Daten fürs Reporting
Belastbare, quellengestützte Daten für Eigentümer und Asset Manager – statt aus Systemen zusammengesucht.
Keine versäumte Prüffrist
Prüf- und Wartungstermine systematisch erfasst. Haftung und Compliance bei den technischen Anlagen im Griff.
Die Plattform ist der Anfang. Die Integration macht den Unterschied.
Jedes Haus hat seine eigene Systemlandschaft. Wir betten AlphaPrompt in Ihre Prozesse ein – von der Anbindung bis zum laufenden Betrieb.
Integration in Ihre Systeme
Nahtlos angebunden
- iX-Haus, Realax, Cloudbrixx, DocuWare, SAP RE
- API-Integration und Schnittstellen
- Digitaler Posteingang, automatisch verteilt
Angepasst an Ihre Prozesse
Maßgeschneidert auf Plattform-Basis
- Eigene Belegtypen und Kostenlogik
- Kundenspezifische Workflows
- AlphaPrompt-Standards statt Insellösungen
Onboarding & Begleitung
Vom Mandat bis zum laufenden Betrieb
- Aufbereitung bestehender Archive und Belege
- Pilot auf einem Objekt, dann Rollout
- Begleitung mit festen Ansprechpartnern
Unser gemeinsamer Weg
Discovery
Bestandsaufnahme von Systemen, Belegtypen und Dokumentenflüssen
Konzept
Klassifikations- und Mapping-Logik, priorisierte Roadmap
Pilot
Ein konkreter Use Case mit messbarem Ergebnis
Rollout
Skalierung auf weitere Objekte und Dokumenttypen
Optimierung
Kontinuierliche Verbesserung und neue Module
Discovery
Bestandsaufnahme von Systemen, Belegtypen und Dokumentenflüssen
Konzept
Klassifikations- und Mapping-Logik, priorisierte Roadmap
Pilot
Ein konkreter Use Case mit messbarem Ergebnis
Rollout
Skalierung auf weitere Objekte und Dokumenttypen
Optimierung
Kontinuierliche Verbesserung und neue Module
Isolierte KI pro Kunde, Hosting in Deutschland und Schweden, keine Nutzung Ihrer Daten für externes Training.
Was Property Manager vor dem Pilot fragen.
Ersetzt das unser Verwaltungssystem?
Nein. AlphaPrompt ist die prüfende Schicht davor: Es extrahiert, klassifiziert und validiert Dokumente und übergibt buchungsfertige Daten an iX-Haus, DocuWare oder SAP RE – kein Ersatz, sondern die Vorstufe.
Versteht die KI unsere Belege und Protokolle zuverlässig?
Human-in-the-Loop mit vollständiger Quellen-Rückverfolgung. Unsichere Stellen werden markiert, nicht überschrieben – auch bei Handschrift und unstrukturierten Protokollen. Sie behalten die Kontrolle.
Ist das auf einem echten Bestand schon erprobt?
Ja. Bei Stonehedge verarbeiten wir über 15.000 Rechnungen pro Jahr inklusive DIN-276-Kostenzuordnung; für IC Immobilien über 7.500 Wartungs- und SV-Protokolle. Im Erstgespräch zeigen wir Projekte vergleichbarer Häuser.
Passt das zu unserer Architektur und ist es DSGVO-konform?
Live-Integrationen mit iX-Haus, DocuWare und SAP RE. Hosting in Deutschland und Schweden, isolierte KI pro Kunde, ISO 27001 und ISAE 3402, kein externes Training auf Ihren Daten.
Starten Sie mit einem Objekt.
Ein Pilot, ein Objekt, alle Module – in rund 14 Tagen. Ein echtes, monetarisiertes Angebot, das das Qualitätsrisiko herausnimmt.
Pilot startenNichts aus dem Pilot ist Wegwerfarbeit: Der Objektkontext bleibt erhalten und überträgt sich auf jedes weitere Objekt.
DSGVO-konform. Unverbindliches Erstgespräch.